Wiele przedsiębiorców i instytucji decyduje się na skorzystanie z usługi niszczenia dokumentów przez profesjonalne firmy. Takie rozwiązanie ma wiele atutów – specjaliści zadbają o to, by dokumenty były odpowiednio zabezpieczone, odbiorą je w wybranym momencie ze wskazanego miejsca, przypilnują także, aby dokumenty były zniszczone w sposób trwały. Czasem jednak tych dokumentów jest na tyle dużo, że poszczególne firmy decydują się na wstawienie do biura profesjonalnej niszczarki. Jest ich na rynku bardzo wiele – jak więc wybrać tę, która będzie najbardziej odpowiednia? Pod uwagę należy wziąć kilka podstawowych czynników.

Jakie dokumenty będą niszczone

To pierwsze pytanie, na które musi sobie odpowiedzieć firma, która chce zainwestować w umieszczenie w swoim biurze niszczarki. Czy będą to jedynie dokumenty w formie papierowej, czy również płyty CD lub DVD. Warto bowiem wiedzieć, że na rynku dostępne są urządzenia, które są wyposażone w taką funkcję. Nie bez znaczenia jest również to, co jest zapisane na poszczególnych dokumentach. Czy będą to głównie informacje wewnętrzne firmy, czy może będą zawierać jakiekolwiek dane wrażliwe, dane osobowe czy informacje poufne. 

Istotne jest, by wiedzieć, że minimalną klasą tajności dla urządzeń niszczących wymaganą przez RODO jest klasa P-3. Oznacza to, że jeśli istnieje jakiekolwiek prawdopodobieństwo, że będą w danej niszczarce niszczone dokumenty zawierające takie informacje, to musi ona spełniać również wymogi pod względem standardów ochrony. Ważne jest także, by spróbować oszacować, jak dużo dokumentów będzie niszczonych za pomocą wybranej niszczarki. Czy będą tam wrzucane pojedyncze kartki, czy może kilka jednocześnie. Jeśli tych elementów będzie sporo, to i pojemnik na ścinki powinien mieć odpowiednio dużą wielkość – by nie było potrzeby opróżniania go co chwilę.

Co jeszcze wziąć pod uwagę przy wyborze niszczarki

Wymienione wcześniej elementy to absolutne minimum, które należy przeanalizować przy wyborze takiego urządzenia do biura. Ważne jest bowiem, żeby na każdym kroku dbać o bezpieczeństwo niszczonych dokumentów. Jednak aspektów, które mogą wpłynąć na to, jaki rodzaj maszyny wybrać, może być znacznie więcej. Wiele firm bierze pod uwagę również wielkość całego urządzenia – tak, by mieć pewność, że bez problemu zmieści się w konkretnym biurze. Nie bez znaczenia jest energochłonność maszyny, co może mieć bezpośrednie przełożenie na koszty eksploatacyjne związane z jej użytkowaniem. Można zdecydować się na urządzenia, które będą mieć wmontowaną także funkcję cofania. Dla niektórych osób istotne z kolei jest to, jak głośno pracuje dana niszczarka – a zatem czy będzie bardzo uciążliwa w codziennej pracy biura, czy wręcz przeciwnie.

Profesjonalne doradztwo przy wyborze niszczarek

Decydując się na zakup niszczarki do biura, warto skonsultować się z profesjonalną firmą, która świadczy usługi w zakresie niszczenia dokumentów. Będzie bowiem wiedzieć, które aspekty są niezbędne przy wyborze takiego urządzenia pod względem bezpieczeństwa dokumentów. Specjaliści wezmą również pod uwagę wszelkie pozostałe sugestie po to, by móc wybrać najlepszy model do charakterystyki danego przedsiębiorstwa. 

Wybór fachowego doradztwa w tym zakresie ma również sporo atutów. Pracownicy firmy, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, mogą wytłumaczyć, jak dokładnie i bezpiecznie korzystać z niszczarki w biurze – by wyeliminować jakiekolwiek ryzyko wycieku danych czy poufnych informacji na zewnątrz. Mogą także podpowiedzieć, jakie akcesoria dodatkowe wybrać do takiego urządzenia. Może się bowiem przydać między innymi olej do niszczarki, specjalne worki czy środki czystości. Dużą zaletą jest również to, że taka firma prowadzi także często serwis niszczarek – można się więc do niej zgłosić w przypadku jakiejkolwiek awarii czy przeglądu, który może pomóc usprawnić działanie urządzenia. Decydując się na wsparcie ze strony fachowców można mieć pewność, że zostanie wybrana maszyna optymalna dla potrzeb danej firmy, a zarazem zostaną dopilnowane wszystkie szczegóły związane z zapewnieniem odpowiedniego bezpieczeństwa  niszczonych dokumentów.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów